CONSEJOS PARA ORGANIZAR EVENTOS

Preparar convenciones, cursos, exposiciones y otro tipo de eventos son tareas que requieren de una planificación y organización elevada ya que en ellas hay un gran número de factores y personas implicadas y, por tanto un número infinito de detalles a tener en cuenta para que todo del desarrollo de la reunión salga a la perfección y deje un recuerdo agradable en la memoria de sus asistentes. Para cumplir nuestros objetivos hay una serie de recomendaciones básicas a tener en cuenta:

1º - No lo hagas solo

Cuando los eventos son de unas proporciones considerables es necesario considerar la delegación de algunas tareas para poder enfocarte en otras. De manera que buscar a un compañero con el que puedas trabajar y organizarse con confianza en los resultados puede agilizar el proceso de planificación y gestión del evento. Además, la asociación con diferentes marcas, recintos y proveedores, puede suponer un aumento en el valor de la propuesta, de manera que dos espacios distinto pueden cooperar para crear un evento único. Por ejemplo, se puede montar un evento en una sala dedicada a ella y posteriormente celebrar una cena en un restaurante cercano.

2º - Importancia de actividades

A la hora de organizar todas las actividades necesarias para llevar a cabo, tenemos que definirlas y agruparlas según la importancia de estas en relación con el evento. ¿Qué actividades son fundamentales y cuales son secundarias? De manera que puedas ejecutarlas según la prioridad de estas y saber que herramientas y cuánto tiempo necesitas para llevarlas a cabo.

3º - Conoce cual es tu Target

Antes de que comiences con el proceso de promoción del evento tenemos que saber cuáles serán las características demográficas y otro tipo de variables que puedan tener en común nuestro público objetivo. De este modo podremos planificar las tareas en función de los gustos y necesidades de las personas que vayan a asistir.

4º - Cómo llegarás a los clientes

Una vez sabes cuales son las características básicas de tus clientes, es hora de saber cómo vas a llegar a ellos y qué medios vas a utilizar. Además de utilizar las redes sociales, tenemos un gran número de recursos que podemos utilizar para el propósito de la promoción. Algunos gratuitos como la colaboración con blogs o la publicación de contenido en foros, directorios de eventos, etc. Otros de pago como la creación de publicidad en display o en los buscadores.

5º - Se original

Teniendo en cuenta el target al cual está orientado el evento y el presupuesto con el que contamos, tenemos que buscar un espacio que tenga la suficiente personalidad de manera que el espacio que rodee a los asistentes les envuelva en un ambiente que les sorprenda y estimule positivamente. Un ejemplo de un lugar de estas características sería el espacio para eventos en Málaga del museo automovilístico. Este espacio, a parte de ser uno de los museos en Málaga más interesantes, ofrece la posibilidad de realizar eventos en él, de manera que los asistentes se ven rodeados de coches clásicos y de alta gama creando un ambiente elegante y lujoso. Este emplazamiento también es conocido por celebrar importantes venues en Málaga y es un ejemplo de como crear un evento o celebración de una forma original sin perder la elegancia y la formalidad que pueda representar un evento.

Cuando estas de vacaciones y no sabes que visitar en Málaga, lo primero que tienes que hacer es realizar un tur virtual de todos los sitios de ocio en la zona, porque lo que sucede muchas veces, es que salimos sin acesorarnos y visitamos el primer museo que nos cruzamos en el camino.