Mi método al organizar el tiempo (Lo que aprendí siendo freelance)
Ya me conocéis no se parar quieta pero desde que monte Tu Asesoría de Comunicación (y algunas otras cosas en las que ando metida) he tenido algunos problemas para llegar a todo. Así que he generado mi método al organizar el tiempo que es una mezcla entre cosas que leí y cosas que, simplemente, sé que me funcionan.
Cuando tienes un trabajo “al uso” con horarios, oficina y objetivos que debes cumplir, a pesar de que las tareas pueden ser infinitas ellas solas se organizan por prioridad y me resultaba mucho más sencillo planificarme el día, pero ahora mismo tengo 5 proyectos importantes en los que centrarme, con varios clientes, colaboradores o personas implicadas en ellos. No os voy a engañar, durante unas semanas estuve abrumada y saturada de trabajo, sentía que no llegaba a todo (y era así) y la cantidad de cosas por hacer me paralizaba.
Así que decidí buscar una solución. Y aquí van mis “trucos” para organizarme el tiempo, puede ser que sólo me sirvan a mí o puede ser que os ayuden a varios, para mí el objetivo es tener un horario de trabajo aceptable y llegar a desarrollar todos los proyectos lo máximo posible. Tarea difícil pero no imposible, os lo aseguro.
Mi método al organizar el tiempo:
1. Plasma en un papel todo lo que tienes en la cabeza o te volverás loco. En mi caso necesite:
- Un planning de mis proyectos: cuáles eran, la cantidad de tiempo que iba a dedicarles (porque no todos me dan la misma cantidad de ingresos, es más, algunos todavía no han generado un euro) y la importancia de cada uno en mi plan vital. Esto último parece una tontería pero creo que no lo es, puede ser que algo, a priori, no dé mucho dinero hoy pero sea aquello a lo que te encantaría dedicarte y, por lo tanto, merece atención.
- Cada domingo hago una lista de todas las tareas que sé que tendré esa semana. A esta lista se irán uniendo otras 200 cosas pero sé que esas seguro, seguro las tengo que hacer. He buscado una agenda con dos caras: en una hay un calendario de los días y en el otro lado una hoja en blanco, así siempre sé que tengo pendiente.
- Tengo una lista de importantes pero no urgentes, es decir, cosas que me gustaría hacer pero que no va a ocurrir nada si no llevo a cabo. Son ideas o cosas que creo que podrían mejorar mis proyectos pero que no son necesarias al 100%. De esta lista incorporo cada semana un par de cosas a la de “cosas por hacer de la semana”, así voy tachando cosas pero no me agobio.
- Cada día escribo en la casilla del día mis tareas y tacho a medida que acabo. A mí me ayuda porque me reconforta ver que voy terminando las cosas.
2. La hora más productiva del planeta. He descubierto que tengo una hora hiper-productiva nada más sentarme a trabajar siempre y cuando me aisle de todo y sólo trabaje. Esto lo leí buscando formas de ser más eficiente y es que una hora es lo máximo que podemos estar súperconcentrados en algo. Para mí el ideal es usarla incluso sin hablar todavía con nadie, ni abrir el correo o las redes sociales. Durante esa hora hago la tarea más difícil o pesada del día y como me he librado de ella el día marcha de maravilla.
3. Sólo tengo 5 tareas cada día. ¿En serio?¿Y te da tiempo a hacerlo todo? ¡Imposible! Pues resulta que sí, porque me di cuenta que cuando intentaba abarcar demasiado no llegaba a nada. En realidad, no solo hago 5 tareas (¡puedo hacer hasta 20!) pero sí que tengo 5 cosas prioritarias que hay que acabar sí o sí durante el día. Es muy importante que sea cosas concretas, pueden ser partes de una tarea mayor.
Al buscar información sobre el tema descubrí que hay a quien le funciona que esas 5 tareas sean de un solo cliente o proyecto y se organizan así el tiempo, pero yo prefiero que abarquen varias áreas. Eso a elección, queridos. Una cosa si os digo, no seáis unos locos y apuntar tareas que os lleven entre media hora y 1 horas, si la tarea os lleva más tiempo es que son varias tareas.
4. Hasta que no las tacho todas no paro. Esta es parte fundamental, puedo hacer un descanso, pero hasta que no tacho todas las tareas no paro de trabajar. Es curioso, porque uno pensaría que esto hará que esté sentada en la mesa hasta las 8 pero no, como sé que tengo que terminar, normalmente las acabo bastante pronto.
5. No hace falta chequear redes y mail todo el rato. En esto fallo constantemente, también por el tipo de profesión que tengo, ya que chequeo el Facebook del cliente me miro el mío pero esto me hace perder una cantidad maravillosa de tiempo. Llegó un momento en el que me di cuenta que las conversaciones por el messenger de Facebook me llevaban casi la mitad de la jornada porque no me aportaban nada más que distracción, así que desconecté el chat. Además procuro chequear los mails y demás redes cada 3 o 4 horas (porque nadie se va a morir si no le contesto al minuto y porque tienen mi número de teléfono si lo es). Pero este punto es mi asignatura pendiente, ya os lo voy diciendo.
6. El mínimo posible de reuniones el máximo de productividad. Esto es algo que siempre he pensado y cada día estoy más convencida: cuantas menos reuniones mejor y si las tienes deben ser cortas y concisas, con orden del día a ser posible. Es decir, que si tienes una hoja de ruta de “vamos a hablar de esto” y ceñirte a ello mejor que mejor. En esto también tengo que mejorar, que me enrollo como las persianas.
7. Tengo un horario y lo cumplo. Esto es importante a la hora de trabajar por cuenta propia y es algo a lo que uno debe acostumbrar a los clientes. A partir de las 7 de la tarde sólo se contestan los mails urgentes (o los que se contestan es explicando que “x” tarea se terminará mañana) porque ya no estás trabajando. Lo mismo pasa con los fines de semana, sigo currando mucho durante ellos pero he decidido dedicarme a las tareas “menos rentables” donde o no tengo clientes (como es, mas o menos, este blog) o si los tengo me dedico a tareas donde no les necesito (desarrollo esas tareas necesarias pero no urgentes). Y, sí o sí, tenéis que tener un día libre en el que si os da la gana tiraros en el sofá a no hacer nada podáis hacerlo. Cuando montas negocios es difícil pero me he dado cuenta que necesario.
Y, poco más, gracias a estas pequeñas cosas estoy consiguiendo llegar a todo y me he organizado lo suficiente como para sentirme satisfecha con la cantidad de tareas que puedo abarcar. También os digo, como la vida misma, hay días que soy capaz de sobrepasar objetivos y días que no llego a nada, pero he decidido ser flexible conmigo misma y aceptar que tengo muchas limitaciones que me acompañan día a día.
