11 преимуществ систем электронного документооборота

Управление документами является жизненно важной частью любого бизнеса, который опирается на большие объемы информации. Тем не менее, содержание папок, шкафов и целых кладовых, полных важных документов, может быстро превратиться в рутинную работу. Вот тут-то и вступает в игру система электронного документооборота. Оцифровывая записи и сохраняя их с помощью электронной системы, предприятия могут добиться значительных улучшений в эффективности, производительности и процессах принятия решений.

Вот некоторые из преимуществ использования систем электронного документооборота: от повышения безопасности до предотвращения стихийных бедствий.

Преимущества систем электронного документооборота

Уменьшено место для хранения

За каждый квадратный метр коммерческой недвижимости необходимо платить, поэтому само собой разумеется, что каждый квадратный метр коммерческой недвижимости должен вносить свой вклад в прибыль вашей организации. Но шкафы для документов, могут быстро стать источником утечки ресурсов по мере роста вашей компании. Перемещая хранилище записей в облако или в цифровые локальные архивы, вы освобождаете все эти квадратные метры для большего количества столов, конференц-залов, офисов и других продуктивных способов использования пространства.

Более простая организация

Поддержание схемы физической организации требует времени и усилий. К тому документ легко потерять.

Цифровые документы гораздо легче хранить, систематизировать и извлекать, чем бумажные, что сокращает время, затрачиваемое на поддержание надлежащей организации и поиск в шкафах важных фрагментов информации. Это оставляет сотрудникам больше времени для выполнения важной работы, вместо того, чтобы тратить его на поиски.

Защита от катастрофы

Физические бумаги постоянно подвергаются риску быть уничтоженными посредством внешних факторов. Стихийные бедствия, такие как пожар и наводнение, могут уничтожить важные документы. Даже простое воздействие света или высокий уровень влажности могут привести к ухудшению качества этих записей с течением времени. Любая потеря читаемости или доступа может нарушить повседневную производительность, а потеря или уничтожение записей может поставить под угрозу соблюдение требований. Однако, благодаря системе электронного документооборота, документы можно хранить в облаке. Оказавшись там, они практически полностью защищены от катастрофического уничтожения.

Удаленный обмен

Среднестатистический сотрудник тратит 60% своего времени на работу с документами. Хотя может показаться, что донести физический документ до стола другого сотрудника можно быстро и легко. Подъем по лестнице и через офис снижает эффективность обмена. Переход на цифровые записи оптимизирует обмен документами между офисами, так что сотрудники всегда имеют информацию, необходимую для максимально быстрого выполнения своей работы.

Цифровой обмен еще более важен для распределенных команд. Отправка цифрового документа удаленному работнику может занять всего несколько щелчков мышью, что делает его намного быстрее, чем отправка по почте или факсу. Благодаря системам электронного управления докумнтами работники в любой точке мира могут получить необходимые им записи в любое время.

Ускоренный поиск информации

Время, необходимое для поиска физических файлов в шкафах и других хранилищах, можно значительно сократить с помощью систем электронного управления докумнтами. Цифровые файлы можно сортировать по имени или дате. Это позволяет легко найти нужную информацию всего за несколько секунд, используя мощный поиск по тексту и тегам. В результате сотрудники могут работать более эффективно, получая только ту информацию, которая им нужна, именно тогда, когда она им нужна.

Одно исследование показало, что работники предприятий, хранящих физические документы, тратят пять часов в неделю на поиск информации. После перехода на цифровые технологии предприятия сократили это количество до трех часов в неделю, что привело к повышению эффективности на 40%.

Информированное принятие решений

Необходимость получения бумажных документов замедляет способность организации принимать гибкие и обоснованные решения. Благодаря быстрому и легкому доступу к документам, обеспечиваемым системой электронного управления, руководители получают всю информацию, необходимую для принятия обоснованных решений. Это приводит к более разумной, основанной на данных стратегии и ее реализации во всей организации.

Повышенная безопасность

Бумажные документы можно защитить с помощью запертых комнат и картотечных шкафов. Системы управления электронными записями могут быть настроены на автоматическое внедрение индивидуальных паролей пользователей, шифрование и регулярное резервное копирование для предотвращения нежелательного доступа пользователей за пределами организации и минимизации ущерба в случае такого доступа.

Резервные копии системы

Каждый раз, когда бумажная запись перемещается со своего места, она рискует быть утерянной. Записи также могут быть уничтожены в результате стихийных бедствий. Хотя физические копии уменьшают эти риски, они создают свои собственные логистические препятствия. Цифровые файлы защищены от обеих проблем благодаря функциям поиска, практически безграничному пространству для хранения и простоте создания резервных копий. Это гарантирует, что даже в случае потери данных никакие важные данные не исчезнут.

Детальный контроль информации

Настраиваемые права доступа пользователей гарантируют, что только те пользователи, которые должны иметь доступ к документам или информации, смогут получить этот доступ. Разрешения можно даже автоматизировать для обновления по мере прохождения документа через его жизненный цикл, чтобы обеспечить постоянное соответствие требованиям. Это существенно снижает риск неправомерного доступа к информации и другим конфиденциальным данным.

Соответствие нормативным требованиям

Требования соответствия различаются в зависимости от местоположения, отрасли и типа документов. Ваш процесс управления записями должен быть гибким и надежным, чтобы свести к минимуму риск потенциальных штрафов и других неблагоприятных юридических последствий. Электронное управление записями может помочь удовлетворить эту потребность, обеспечивая контроль доступа, историю доступа и поддержку аудита, а также автоматизацию жизненного цикла документов.

Экономия затрат

Бумага – дорогой товар. Помимо самого сырья, закупаемого в огромных объемах, предприятия, работающие с ним, должны дополнительно инвестировать в решения для хранения, принтеры, тонер, папки, транспортировку и многое другое. Переход к электронному управлению записями облегчает многие из этих затрат. Это также обеспечивает менее очевидную и, возможно, даже более ценную экономию средств. Благодаря многочисленным возможностям повышения эффективности рабочего процесса электронное управление записями сокращает потерю производительности. Сотрудники тратят меньше времени на поиск файлов, обмен ими, поиск информации, повторную регистрацию и потерю. Это приводит к более лучшему результату.